Waarom AI een einde maakt aan gokwerk in personeelsplanning

Op basis van honderden externe factoren

De piek van Koningsdag is nog maar net achter de rug, of de volgende drukke momenten dienen zich alweer aan. Nu de meivakantie is begonnen, en Bevrijdingsdag en Pinksteren voor de deur staan, schakelen horeca- en retailondernemers continu tussen topdrukte en onverwacht rustige momenten. Door de snel wisselende drukte blijft op de praktijk afgestemde personeelsplanning een uitdaging. Analyse van data uit meer dan 3.000 locaties toont aan dat veel organisaties hierdoor structureel rendement mislopen. Nieuwe AI-toepassingen helpen ondernemers nauwkeuriger te voorspellen en personeelsinzet daarop af te stemmen: juist in een periode waarin piek- en dalmomenten elkaar snel afwisselen.

Grote verschillen tussen verwachting en realiteit
Vooral in sectoren zoals horeca en retail kan de drukte van dag tot dag sterk verschillen. Feestdagen en vakanties zorgen vaak voor extra drukte in horeca en retail, maar die pieken zijn niet altijd goed voorspelbaar. Een zonnige dag kan zorgen voor volle terrassen en drukke winkelstraten, terwijl een omslag in het weer ervoor kan zorgen dat het onverwacht rustig blijft. Voor ondernemers betekent dit continu schakelen, terwijl personeelsroosters vaak al dagen of weken van tevoren zijn bepaald.

Veel ondernemers baseren hun personeelsplanning nog grotendeels op ervaring, historische gemiddelden of een snelle blik op de weersverwachting. In de praktijk zorgt dit regelmatig voor een mismatch tussen verwachte drukte en de daadwerkelijke bezetting op de werkvloer. Het gevolg: onderbezetting tijdens piekmomenten óf onnodig hoge loonkosten op rustige dagen. Volgens Nostradamus, leverancier van software voor personeelsplanning in horeca en retail, laten veel organisaties hierdoor rendement liggen, veroorzaakt door een combinatie van optimisme en voorzichtigheid in de planning.

Van ‘best-case scenario’ naar realistische planning
In de praktijk plannen ondernemers vaak op basis van een ‘best-case scenario’ voor de omzet. De angst voor onderbezetting tijdens dagen als Bevrijdingsdag, Pinksteren of in de periode van de meivakantie weegt zwaar. “Veel ondernemers plannen vooral rond feestdagen en vakanties liever iets te veel personeel in dan het risico te lopen dat gasten moeten wachten,” zegt Wilfried Schets, Managing Director van Nostradamus. “Maar in de praktijk zien we dat dit vaak leidt tot structurele overbezetting. Door data en AI te gebruiken kun je die balans beter vinden en plannen op basis van de werkelijke vraag in plaats van ervaring of gemiddelden.”

AI analyseert honderden externe factoren
Om drukte nauwkeuriger te voorspellen combineert Nostradamus historische kassadata met een breed scala aan externe factoren. Het AI-model analyseert dagelijks meer dan 400 variabelen die invloed kunnen hebben op bezoekersaantallen en bestedingen. Daarbij gaat het om méér dan de voor de hand liggende factoren zoals weersverwachtingen, lokale evenementen, festivals, sportwedstrijden en vakantieperiodes.

“Drukte wordt niet bepaald door één factor. Het is het samenspel van honderden variabelen, van weer en feestdagen tot minder voor de hand liggende factoren als salarisbetalingen, studiefinanciering of kinderbijslag,” vertelt Schets. “Door deze gegevens continu te toetsen aan historische verkoopdata ontstaat een steeds nauwkeuriger beeld van de verwachte drukte op dag- en momentniveau. Dit stelt ondernemers in staat om eerder bij te sturen en hun personeelsplanning beter te laten aansluiten op de werkelijkheid.”

Opmaat naar druk zomerseizoen
Juist in het voorjaar en de zomer, wanneer feestdagen, vakanties en wisselende weersomstandigheden elkaar snel opvolgen, biedt het voorspellen met behulp van AI ondernemers houvast. In plaats van werken met week- of maandprognoses kunnen zij hun personeelsplanning dagelijks bijsturen op basis van realistische verwachtingen.
 
Binnen horeca en retail groeit de behoefte aan grip op werkdruk en loonkosten. Door data, externe factoren en AI te combineren ontstaat een realistischer beeld van wanneer het daadwerkelijk druk wordt. Organisaties die hun personeelsplanning hierop afstemmen, zijn beter voorbereid op wat er speelt: of dat nu Bevrijdingsdag, Pinksteren of de start van de zomervakantie is.