Communicatie belangrijker dan ooit in de horeca

De horeca- en evenementenbranche kampt al een paar jaar met een flink personeelstekort; nog steeds zegt ruim 75 procent van de ondernemers een tekort aan arbeidskrachten te ervaren. Personeel is moeilijk te vinden, laat staan goed personeel - met alle gevolgen van dien. Het probleem is niet zomaar opgelost. Maar we kunnen wél een bijdrage leveren aan de oplossing, dachten ze bij MICE Operations, gespecialiseerd in online software speciaal voor deze branche. Zij gingen aan de slag met een van de belangrijkste waarden in het vak: goede communicatie.

Hét middel om dat te bereiken: automatiseren

Uit onderzoek van GreaterVenues.com blijkt dat slechte communicatie in de top 3 van ergernissen staat als het gaat om het kiezen van een eventlocatie: het wordt regelmatig genoemd als reden om toch naar de concurrent te gaan. Door te automatiseren kun je een grote slag slaan in het verbeteren van je communicatie met de klant, aldus Dennis de Kort, algemeen directeur bij MICE Operations: “We hebben gekeken waar de ergernis precies zit en daar features voor gebouwd in onze software.”
Die ergernissen zijn bijvoorbeeld: te laat reageren, (lang) niets meer van je laten horen en wisselende contactpersonen. “Bij MICE snappen we dat je het nou eenmaal gewoon druk hebt. Ik kom zelf ook uit de branche en je hebt vaak helemaal geen ruimte voor alle administratieve romslomp”, vervolgt De Kort. “Ik zag dat het organiseren van events veel efficiënter kon. Met onze software pakken we al die problemen aan.”

Attent vanaf het eerste moment
“Goede communicatie begint al bij de eerste kennismaking”, legt De Kort uit. “Wist je dat zo’n 67% van de mensen die een offerte aanvraagt binnen twee dagen een antwoord verwacht? Bijna een kwart van de mensen zegt de locatie niet te boeken als het langer duurt. Dat is echt een gemiste kans. Met MICE stelt je klant zelf een offerte samen, dus dat gaat heel snel. Bovendien kan die vervolgens direct digitaal ondertekend worden. Zo stel je de klantbeleving centraal.”

“En dat wordt nóg beter”, vult Head of Product Timo van der Zanden aan: “we leggen nu de laatste hand aan onze vernieuwde revolutionaire offertes, waarbij je niet alleen interactieve offertes maakt, maar waar klanten bijvoorbeeld ook moeiteloos feedback in kunnen geven en waarmee ze zelf extra keuzes kunnen maken. Je kunt eigenlijk zeggen dat we het woord ‘offerte’ een nieuwe betekenis hebben gegeven.”

Leuker en makkelijker
“We vinden het belangrijk om ondernemers in de horeca- en eventbranche te ondersteunen met innovatieve oplossingen, zodat hun werk leuker én makkelijker wordt. En dat is steeds harder nodig”, ziet Van der Zanden. “Daarom zetten we bijvoorbeeld vol in op AI: laat de technologie dat werk maar doen, dan kun jij doen waar je echt blij van wordt.”

Een einde aan eindeloos mailen
Maar er zal toch nog steeds gecommuniceerd moeten worden met de klant? “Zeker”, zegt De Kort, “maar we halen de communicatie weg uit je bomvolle mailbox. Met MICE heb je alles op één plek, waardoor je bijvoorbeeld direct inzage hebt in de gemaakte afspraken. Dat is handig als een collega je werk overneemt. We zorgen er hiermee eigenlijk niet alleen voor dat de communicatie naar de gasten beter wordt, maar ook onder het personeel. Dat heeft een positief effect op de werkdruk.” En dat is heel welkom, want met de vergrijzing én het gebrek aan jonge mensen op de werkvloer zal het personeelstekort voorlopig nog niet opgelost zijn, zo is de voorspelling.

MICE Operations biedt oplossingen voor de eventbranche en andere horeca met planning- en sales software. Dit jaar bestaan ze tien jaar en daarom lanceren ze extra veel spectaculaire features, zoals AI-functionaliteiten en revolutionaire offertes.