Afbeelding

Hoe geautomatiseerd voorraadbeheer de horecasector er duurzamer op maakt

Horeca Algemeen
Terwijl de horeca met een op hol geslagen inflatie en een aanhoudend personeelstekort worstelt, zoeken horecaondernemers naar oplossingen om hun kosten te beperken en efficiënter tewerk te gaan. Eén van de oplossingen? Het automatiseren van voorraadbeheer, wat zowel op korte als op lange termijn tot hogere productiviteit en substantiële besparingen kan leiden. 
A.I. en voorraadbeheer: een win-win combo voor hogere winstmarges Artificiële intelligentie heeft een enorm potentieel voor de horecasector. Volgens internationale management  en consulting firma McKinsey zou meer dan de helft (54%) van alle operaties in de hotel- en restaurantindustrie kunnen worden uitgevoerd door robots. De mogelijkheden zijn enorm: personeelsplanning, vermindering van voedselverspilling, verkoop- en vraagvoorspelling en zelfs bij het beperken van verlies kan AI een fundamentele rol spelen.
Dat blijkt alvast uit verschillende oplossingen die ontwikkeld zijn voor de horecasector. Met een tool zoals Inpulse kunnen restauranteigenaren verschillende operationele aspecten en elementen van hun business combineren om hun voorraadbehoeften beter te voorspellen – zoals verkoopgeschiedenis, weersvoorspellingen en aankomende evenementen.
Door het automatiseren van aankoopcycli op basis van reële behoeften, kunnen horecaondernemers het verlies van ingrediënten en producten beperken en bijgevolg hun winstmarges verhogen. Iets wat des te belangrijk is geworden in tijden van stijgende voedselkosten. Volgens een onderzoek van Lightspeed zijn de voedselkosten tussen 2021 en 2022 met meer dan 10% gestegen – meer dan de algemene inflatiestijging – wat een onvermijdelijke impact heeft op horecamarges.
Automatisering als rem op voedselverspilling In Nederland belandt meer dan 51 miljoen kilo eetbaar voedsel van horecazaken in de vuilnisbak. Niet alleen is dit een alarmerende bron van voedselverspilling, maar ook een extreem hoge kostenpost. Geïnvesteerd geld in ingrediënten wordt herleid tot verlies.
Door voorraadbeheer te automatiseren kan het risico op voedselverspilling bij de bron worden aangepakt, waardoor kosten ook automatisch over heel de lijn omlaag gaan. Door just-in-time voorraden beter te beheersen, kunnen restaurantuitbaters een gezonde(re) balans vinden tussen overschotten en tekorten, situaties die allebei kosten met zich meebrengen.
“Eén van de grootste uitdagingen waarmee horecaondernemers vandaag worden geconfronteerd, is om in de context van stijgende grondstofkosten aan de vraag van hun gasten te kunnen voldoen en tegelijkertijd voedselverspilling te beperken,” voegt Emine Youssef, Regional Manager Benelux Hospitality bij Lightspeed, toe. “En het is daar waar geautomatiseerde oplossingen voor voorraadbeheer kunnen helpen.”
Een automatisch helpende hand in tijden van personeelstekort De inflatie is bovenop een aanhoudend probleem binnen de horecasector belandt: een algemeen tekort aan personeel. Dit heeft ervoor gezorgd dat sommige horecaondernemers een deel van hun zaak – en soms zelfs hun hele restaurant – moesten afsluiten. Ook hier kunnen digitale oplossingen helpen om de werkdruk van het aanwezige personeel te verlichten en horecazaken op volle capaciteit te doen blijven draaien. Met digitale kassasystemen die inzetten op een sterk voorraadbeheer, kunnen horecaondernemers bijvoorbeeld minimale voorraadniveaus instellen. Als een bepaald product dat niveau heeft bereikt, worden inkooporders en bestellingen automatisch doorgevoerd. Ook het volgen van leveranciers, foodcost berekening en margeoptimalisatie zijn zaken die geautomatiseerd kunnen worden, wat meer tijd geeft aan personeelsleden om zich op de bediening te concentreren.
Verschillende foodtech-spelers gaan nog een stap verder door A.I. te integreren met hun gepersonaliseerd voorraadbeheer, en dat zo goed als in realtime. Met integraties en tools zoals Inpulse en Apicbase kunnen horecaondernemers bestelaanbevelingen ontvangen op basis van specifieke vraagprognoses. Niet alleen bespaart dit horecaondernemers en -personeel een hoop tijd, maar ook klanten blijven tevreden, omdat alles altijd voorradig is om hun favoriete gerechten te bereiden.
Controle van leveranciers: nog een taak voor automatisering Manueel voorraadbeheer is een tijdrovend gegeven, niet alleen wat betreft het plaatsen van bestellingen, maar ook wat betreft het controleren en monitoren van leveranciers. Efficiënt voorraadbeheer gaat hand in hand met een efficiënt supply chain management.
Factuurfouten komen jammer genoeg vaker voor dan gewenst. Om dat te voorkomen, moeten horecaondernemers dagelijks controleren of de bestelde producten, prijzen of extra kosten zoals transport of levering in overeenstemming zijn met de geplaatste bestellingen. Dat vergt natuurlijk ook tijd. Tegenwoordig kunnen horecaondernemers ook hier technologische oplossingen gebruiken die de prestaties van leveranciers en opvolging van facturen analyseren. Zo’n tools staan toe om aankopen en prestaties per locatie voor multi-locatie ondernemingen, geautomatiseerde verzendingen van kredietaanvragen naar leveranciers en facturen automatisch te analyseren, waardoor opnieuw tijd en geld kunnen bespaard worden.
“Door digitale tools te integreren met hun kassasysteem kunnen horecaondernemers alle aspecten van hun voorraadbeheer centraliseren op één platform,” concludeert Emine. “Dat geeft hen een beter overzicht op de in- en uitstroom van hun voorraad en dagelijkse behoeften, wat hen in staat stelt om hun zaak te optimaliseren.”