Speel je al een tijdje met de gedachte om zelf een festival op te zetten? Dan wordt het misschien eens tijd om de daad bij het woord te voegen. Omdat er best wel veel komt kijken bij het organiseren van een festival, kunnen wij ons voorstellen dat je hier wel wat hulp bij kunt gebruiken. Daarom hebben we een handig stappenplan opgesteld voor het opzetten van een eigen festival.

Stap 1: Maak een plan
Als je een leuk idee hebt voor een festival, kun je waarschijnlijk niet wachten om te beginnen met de organisatie. Loop alleen niet te hard van stapel, want het is belangrijk dat je weet wat je allemaal moet regelen. Begin daarom altijd met het maken van een plan. Bepaal wat het doel is dat je met het festival wilt bereiken en op welke doelgroep jij je richt. Zet daarnaast alle zaken op een rijtje die geregeld moeten worden voor het festival.

Stap 2: Zorg dat er voldoende geld is
Het organiseren van een festival kost geld. Als het een groot festival betreft, kunnen de kosten zelfs behoorlijk hoog oplopen. Heb je niet voldoende geld om al je plannen uit te voeren? Dan kun je voor een kleinschaliger festival kiezen. Toch hoeft dit niet, want je kunt ook een zakelijke lening aanvragen om de organisatie te bekostigen. Besef je wel dat je in dat geval verplichtingen aangaat, want je moet een zakelijke lening terugbetalen. Vandaar dat dit vaak alleen interessant is als je van plan bent om het festival jaarlijks terug te laten keren.

Stap 3: Zoek een locatie
Heb je een plan opgesteld en is er voldoende geld voor de organisatie? Dan wordt het tijd om op zoek te gaan naar een geschikte locatie voor het festival. Het is verstandig om een aantal potentiële locaties op een rijtje te zetten. Vergelijk deze vervolgens goed met elkaar en houd hierbij rekening met onder meer de bereikbaarheid, eventuele overlast en de prijs.

Stap 4: vraag een vergunning aan
Als je een locatie gevonden hebt, kun je doorgaan met de organisatie van het festival. Leg nog geen artiesten en andere zaken vast, maar vraag eerst een vergunning aan bij de gemeente waar het festival plaatsvindt. Wacht hier niet te lang mee, want het kan behoorlijk lang duren voordat een vergunningaanvraag passeert. Hoe eerder je de aanvraag indient, des te meer tijd er is voor de verdere organisatie van het festival.

Stap 5: Regel de invulling van het programma
Is de vergunning rond? Dan wordt het tijd om aan de slag te gaan met het programma. Benader artiesten en regel alle andere zaken die belangrijk zijn voor het festival, zoals beveiligers, mensen om achter de bar te staan en cateraars. Maak altijd duidelijke afspraken. Moet je bepaalde zaken vooruit betalen? Dan kun je zakelijk krediet aanvragen. Je bent zo niet afhankelijk van geld dat binnenkomt, maar kunt rekeningen direct betalen.

Stap 6: Sluit verzekeringen af
Wie zelf een festival organiseert, moet niet vergeten zich goed te verzekeren. Sluit in ieder geval een aansprakelijkheidsverzekering af. Gebeurt er tijdens het feest iets en stelt iemand jou hiervoor aansprakelijk? Dan zijnde kosten die hiermee gepaard gaan niet voor eigen rekening. Overweeg eventueel ook nog andere verzekeringen af te sluiten voor je festival. Hoe meer verzekeringen je afsluit, des minder risico je loopt.