HACCP-registratie tips

Voor de meeste bedrijven in de horeca is het uitvoeren van een HACCP-registratie een noodzakelijk kwaad. Alle ondernemers in de horeca krijgen te maken met strenge wet- en regelgeving. Dit heeft ermee te maken dat men bijvoorbeeld met voedingsmiddelen werkt. Daarom zijn de meeste bedrijven gebonden aan het dagelijks uitvoeren van HACCP-registraties. Deze registraties zijn wettelijk verplicht. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) kan hierop controleren. Het is dan zaak dat de registraties snel voor handen zijn. Wie verzuimt om de formulieren in te vullen, kan een sanctie tegemoet zien.

In sommige gevallen worden deze registraties nog met de hand gedaan. Dit kost doorgaans veel tijd en het risico is groot dat bepaalde formulieren zoekraken. Bovendien neemt de administratie ook fysiek veel ruimte in, zeker als men dagelijks deze registraties uit moet voeren. Het digitaliseren van deze stappen is daarom vaak een goed idee.

Over HACCP
HACCP komt niet uit de horeca, maar is een systeem dat in de jaren ‘60 bedacht is door de NASA. Dit systeem komt er kort samengevat op neer dat men de risico’s inschat en vervolgens maatregelen neemt om de kans dat zo’n risico zich in de praktijk voordoet, zo klein mogelijk te houden. Iedereen die levensmiddelen of diervoeders produceert, verwerkt of distribueert moet verplicht HACCP-registraties uitvoeren. Deze registraties dwingen ondernemers en werknemers om veilig met voedingsmiddelen om te gaan.

Deze registratie is bedoeld om risico’s te inventariseren die bij het werken met voedingsmiddelen komt kijken. Er zijn zeven basisprincipes in de HACCP-registratie die zijn vastgelegd door de Wereldgezondheidsorganisaties. Iedereen die met levensmiddelen of diervoeders werkt moet voldoen aan deze Europese regelgeving. Zo kan verzekerd worden dat levensmiddelen veilig geconsumeerd kunnen worden. Het gaat daarbij vooral om de hygiëne van het begin tot het einde van de productie.

Tips HACCP-registratie
Een onderdeel van de HACCP-registratie is bijvoorbeeld dat er controle plaatsvindt op de kwaliteit van de grondstoffen en het logistieke proces. Om deze reden is het HACCP-systeem in het leven geroepen. Dit systeem inventariseert de risico’s en beschrijft verder hoe deze risico’s zo goed mogelijk vermeden kunnen worden. Het invullen van deze registraties is verplicht en tijdrovend. Daarom is het aan te raden om de registraties digitaal uit te voeren. We hebben vijf tips op een rijtje gezet.

1: Werk digitaal
Wie wel eens een HACCP-registratie heeft ingevoerd, weet dat deze formulieren vrij lijvig zijn. Om deze reden raden we aan zoveel mogelijk de registraties te digitaliseren. Een digitaliseringsprogramma als Incontrol kan daarbij helpen. Zo is het mogelijk om goed overzicht te houden over alle processen. Bij afwijkende resultaten kan daarbij meteen actie worden ondernomen. Het is mogelijk om formulieren te maken zonder dat daarvoor kennis van IT of code nodig is. De formulieren kunnen namelijk eenvoudig worden opgesteld middels de zogenaamde Form Builder.

2: Maak een checklist
Bij een HACCP-registratie is het belangrijk dat er geen onderdelen over het hoofd worden gezien. Daarom is het maken van een checklist erg belangrijk. De eerste werknemer die zich bezig gaat houden met productie van voedsel opent dan de app en werkt de digitale checklist af. De HACCP-registraties worden dus meteen ingevoerd in het digitaliseringsprogramma. Zo kan voorkomen worden dat vergeten wordt om deze formulieren in te vullen.

3: Blijf formulieren invullen
Niet alleen het correct bereiden van levensmiddelen is belangrijk. Het invullen van de formulieren is minstens net zo belangrijk. Dit lijkt tijdrovend en wellicht onnodig, maar er is een gerede kans dan de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit controle komt uitvoeren. De administratie moet daarom altijd in orde zijn. Bijvoorbeeld wanneer er leveringen binnenkomen. Deze worden dan gecontroleerd via de hierboven beschreven checklist en afgetekend door de leverancier. Ook deze registraties worden weer verwerkt. Het is mogelijk dat zich een afwijkende waarde voordoet. Deze wordt dan meteen opgemerkt, zodat het proces kan worden aangepast.

Ook aan het einde van de dag is het doen van de administratie niet klaar. Zo is het nodig om bijvoorbeeld de omzetregistratie te verwerken en een inspectie op de schoonmaakwerkzaamheden te doen. Er is altijd een medewerker die nog een laatste checklist op de dag afloopt. Dit is de zogenaamde sluit-checklist om zeker te weten dat alles correct is uitgevoerd.

4: Exporteer de registraties
Vervolgens is het mogelijk om alle registraties eenvoudig samen te vatten. Het hoeft dus niet uren meer te duren om alle registraties aan te tonen en te verantwoorden. Dit kan eenvoudig door de HACCP-registraties te exporteren. Op deze manier kunnen gegevens indien nodig onmiddellijk worden ingezien.

5: Voer een evaluatie uit om processen te verbeteren
Het uitvoeren van HACCP-registraties is niet alleen noodzakelijk omdat het verplicht is, maar het helpt ook bij het inzicht krijgen van de processen die plaatsvinden. Op die manier is het mogelijk eventuele afwijkingen meteen op te merken en bij te sturen. Dit is mogelijk door de data te exporteren naar bijvoorbeeld Excel. De verzamelde data kan dan worden gebruikt voor het opzetten van een nieuw formulier. Een evaluatie uitvoeren is dus een belangrijke stap in het uitvoeren van HACCP-registraties.